POWERPOINT

28.清理工具 也许Office软件工具条中的大部分工具你都从未使用过，PowerPoint也不例外。为了清理这些多余的功能，你可以按住“Alt”然后将鼠标放在把不需要的工具图标上，按住左键将它拖出工具条，这时那些工具就不见了。如果你想找回它们的话，右键单击工具条进入“自定义”窗口，选择“命令”标签，你就能够把需要的按钮拖回工具条了。

29.在XP中创建图表 在Office XP的绘图工具条中包含了一个新的，但是非常容易被忽略的功能。绘图按钮帮助你能够很方便地创建维恩图、波形图、锥形图和其他形式的图表，还能够根据你的数据自动创建文本标签。这样做会非常快捷，而且这个工具能够帮助你在现有图表中编辑或者添加效果。

30.XP中的另一个新功能——动画方案 Office XP中的另一个新功能是动画方案。如果你自己创建一个动画，可能会花费很多时间，而且会比较麻烦。但是动画方案中包含了模板和样式任务面板，这使你能够从中进行选取，而省略了很多烦琐的工作。

31.精确定位 如果你想要将图片或者文本精确地插入到幻灯片的某个位置，你可以不使用鼠标，你可以使用键盘上的方向键来一点点调整它的位置。如果你同时按住Ctrl键，对象移动的步长就会更小，移动的幅度取决于你的显示比例，这让你能够为对象进行更精确地定位。

32.使用批注 如果你同其他人在演示中合作，那么你可以在幻灯片中添加批注，这个功能帮助你同其他人分享你的观点或者想法。使用PowerPoint的批注功能，你可以控制它们的外观。选中注释，点击“绘制”菜单，选择“自动生成形状”，你就可以将重要的批注设置成为箭头状或者其他形状，这样能够使它变得更显眼。

33.PPT和PPS 如果你把一个文件保存为后缀是“.pps”的文件--而不是像通常那样保存为后缀是“.ppt”的话，当你双击这个文件的图标时，Windows就会把它当作一个幻灯片来自动进行播放，而不是像PPT文件一样会在PowerPoint里以编辑的方式打开。不过你还是可以使用PowerPoint对于PPS文件进行编辑，你只要在PowerPoint的“文件”菜单中打开它就行了。